Fleet Management

Fleet Management ဆိုသည်မှာ ကုမ္ပဏီတစ်ခုအတွင်းရှိ ယာဉ်များ (ကား၊ ထရပ်ကား၊ မော်တော်ယာဉ်များ) ကို စနစ်တကျ စီမံခန့်ခွဲသော လုပ်ငန်းစဉ်ကို ဆိုလိုပါသည်။

Fleet Management မှာ ပါဝင်သည်များမှာ
• ယာဉ်စာရင်း ထိန်းသိမ်းခြင်း (Vehicle Tracking)
• လောင်စာအသုံးပြုမှု စီမံခြင်း (Fuel Management)
• ပြုပြင်ထိန်းသိမ်းမှု (Maintenance)
• ယာဉ်မောင်း စီမံခန့်ခွဲမှု (Driver Management)
• ကုန်ကျစရိတ် ထိန်းချုပ်မှု (Cost Control) တို့ဖြစ်ပါသည်။

Software တွင် ပြုလုပ်ရန် အဆင့်များမှာ အောက်ပါအတိုင်းဖြစ်ပါသည်။

1. Fuel အတွက် အသုံးစရိတ်ထည့်နည်း
   
2. Service အတွက် အသုံးစရိတ်ထည့်နည်း
   
3. Expense Claim (အသုံးစရိတ် အား အသုံးပြုခြင်း ဘောင်ချာထည့်နည်း)
   
4. အသုံးစရိတ်အား Transaction ပြုလုပ်နည်း

Vehicle ထည့်သိမ်းနည်း

Vehicle List ထဲသို့ဝင်ပါ။

• License Plate တွင် ယာဉ်နံပါတ်ကို ရိုက်ထည့်ပါ။
  
• Model တွင် ယာဉ်အမျိုးအစားကိုရိုက်ထည့်ပါ။
  
• Make တွင် ထုတ်လုပ်သည့် နိုင်ငံကို ရိုက်ထည့်ပါ။
  

Details ရှိ

• Odometer Value (Last) တွင် နောက်ဆုံး မီတာတန်ဖိုးကို ရိုက်ထည့်ပါ။
  
• Chassis No တွင် ယဉ် နံပါတ်ကိုရိုက်ထည့်ပါ။
  
• Acquisition Date တွင် ယာဉ် ဝယ်ယူသည့် ရက်စွဲကို ရွေးပါ။
  
• Vehicle Value တွင် ယာဉ် ဝယ်ယူခဲ့သော တန်ဖိုးကို ရိုက်ထည့်ပါ။
  
• Location တွင် ယာဉ်ထားသော တည်နေရာကို ရိုက်ထည့်ပါ။
  
• Employee တွင် ယာဉ်တာဝန်ခံ ဝန်ထမ်းအား ရွေးပါ။
  

Insurance Detail ရှိ

• Insurance Company တွင် အာမခံထားသော ကုမ္ပဏီကို ရိုက်ထည့်ပါ။
  
• Start Date တွင် အာမခံစတင်၍ ထားသော ရက်စွဲကို ရွေးပါ။
  
• Policy No. တွင် အာမခံအမှတ်ကို ရိုက်ထည့်ပါ။
  
• End Date တွင် အာမခံ ကုန်ဆုံးမည့် ရက်စွဲကို ရွေပါ။

Additional details ရှိ

• Fuel Type တွင် ယာဉ်ထဲသို့ထည့်ရမည့် လောင်စာဆီအမျိုးအစားကို ရိုက်ထည့်ပါ။
  
• Color တွင် ယာဥ်အရောင်ကို ရိုက်ထည့်ပါ။
  
• Fuel UOM တွင် လောင်စာဆီ ယူနစ် (လီတာ) ကို ရွေးပါ။
  
• Wheels တွင် ယာဉ်၏ ဘီးအရေအတွက်ကို ရိုက်ထည့်ပါ။
  
• Last Carbon Check တွင် နောက်ဆုံး ကာဗွန်စစ်ဆေးမှုကို ရိုက်ထည့်ပါ။
  
• Doors တွင် ယာဥ်တွင်ပါရှိသော တံခါးအရေအတွက်ကို ရိုက်ထည့်ပါ။
  
• Save ကိုနှိပ်ပါ။

1. Fuel အတွက် အသုံးစရိတ်ထည့်နည်း

1. Vehicle Log ထဲသို့ဝင်ပါ။
2. Add Vehicle Log ကိုနှိပ်ပါ။
3. License Plate တွင် ကားနံပါတ်ကို ရွေးပါ။ မရှိလျှင် Create လုပ်ပါ။
4. Employee တွင် အထက်တွင် ရွေးထားသော ကားနံပါတ်နှင့် သက်ဆိုင်သော ဝန်ထမ်းကို ရွေးပါ။
5. Shop Name တွင် ကားပြင်သော/ ပစ္စည်းဝယ်သော ဆိုင်အမည်ကို ရိုက်ထည့်ပါ။
6. Date ကိုရွေးပါ။
7. Driver ID ကိုရွေးပါ။
8. Current Odometer Value ကို ရိုက်ထည့်ပါ။ မှတ်ချက် - Last Odometer ထက် ကြီးနေရပါမည်။
9. Refilling Details ကိုနှိပ်ပါ။ Refilling Detail ဆိုတာက ဝယ်လိုက်တဲ့ Fuel Qty & Price Detail ထည့်ချင်တာမျိုးရှိရင် ထည့်လို့ရပါတယ်။
10. Fuel Qty ရိုက်ထည့်ပါ။ Qty ပေါ်မူတည်၍ Price တွင် ဈေးနှုန်းထည့်ပေးပါ။
11. Fuel Price ရိုက်ထည့်ပါ။ (1 unit price)
12. Supplier ကိုရွေးပါ။ (မဖြစ်မနေထည့်သွင်းရန်မလိုပါ။)
13. Invoice Ref ကိုရိုက်ထည့်ပါ။ (မဖြစ်မနေထည့်သွင်းရန်မလိုပါ။)
14. Service Detail တွင် Item, Type, Frequency, Expense Amount များထည့်သွင်းကာ Save လုပ်ပါ။

2. Service အတွက် အသုံးစရိတ်ထည့်နည်း

1. Vehicle Log ထဲသို့ဝင်ပါ။
2. Add Vehicle Log ကိုနှိပ်ပါ။
3. License Plate တွင် ကားနံပါတ်ကို ရွေးပါ။ မရှိလျှင် Create လုပ်ပါ။
4. Employee တွင် အထက်တွင် ရွေးထားသော ကားနံပါတ်နှင့် သက်ဆိုင်သော ဝန်ထမ်းကို ရွေးပါ။
5. Shop Name တွင် ကားပြင်သော/ ပစ္စည်းဝယ်သော ဆိုင်အမည်ကို ရိုက်ထည့်ပါ။
6. Date ကိုရွေးပါ။
7. Driver ID ကိုရွေးပါ။
8. Current Odometer Value ကို ရိုက်ထည့်ပါ။ မှတ်ချက် - Last Odometer ထက် ကြီးနေရပါမည်။
9. Service Details ကိုနှိပ်ပါ။
10. Add Row ကိုနှိပ်ပါ။
11. Service ပြုလုပ်သော အမျိုးအစားကို Service Item တွင် ရွေးပါ။
12. Type တွင် Service အမျိုးအစားကိုရွေးပါ။
13. Frequency ကိုရွေးပါ။
14. Expense တွင် အသုံးစရိတ်ကို ရိုက်ထည့်ပါ။
15. Save, Submit, Yes လုပ်ပါ။
16. Vehicle Expenses Report တွင် စစ်နိုင်ပါသည်။

3. Expense Claim (အသုံးစရိတ် အား အသုံးပြုခြင်း ဘောင်ချာထည့်နည်း)

• Vehicle Log ထဲသို့ဝင်ပါ။
• License Plate (သို့မဟုတ်) Employee ID ဖြင့်ရှာပါ။
• တွေ့လျှင် ID ကို တစ်ချက်နှိပ်ပါ။
• Create ကိုနှိပ်ပါ။
• Expense Claim ကိုနှိပ်ပါ။

• Department သတ်မှတ်လိုလျှင် ရွေးပါ။
• Expenses Approver တွင် အသုံးစရိတ်အတွက် ခွင့်ပြုပေးမည့် အရာရှိကို‌ရွေးပါ။
• Expenses Table ရှိ အချက်အလက်များကို မှန် / မမှန် စစ်ဆေးပါ။

• Accounting Tab ကိုနှိပ်ပါ။

• Clearance Date ကိုရွေးပါ။

• Payable Account ကိုရွေးပါ။

• လိုအပ်လျှင် Remark ရိုက်ထည့်ပါ။

• Project အလိုက်ခွဲထားလိုပါက Project ကိုရွေးပါ။

• Cost Center ခွဲလိုပါက Cost Center ကိုရွေးပါ။

• Save ကိုနှိပ်ပါ။

• Submit ပြုလုပ်ရန်အတွက် Approved Status တွင် Approve or Reject ကိုရွေးရပါမည်။

  • အသုံးစရိတ်အား ခွင့်ပြုပေးလိုလျှင် Approve ကိုရွေးပါ။
  • အသုံးစရိတ်အား ခွင့်မပြုပေးလိုပါက Reject ကိုရွေးပါ။

• Save, Submit ကိုနှိပ်ပါ။

• Expenses Claim Report တွင် စစ်ကြည့်၍ ရပါသည်။

4. အသုံးစရိတ်အား Transaction ပြုလုပ်နည်း

• Expenses Claim List ထဲသို့ဝင်ပါ။
• Transaction ပြုလုပ်လိုသော ဘောင်ချာကို ရှာ၍ တစ်ချက်နှိပ်ပါ။
• Create ကိုနှိပ်ပါ။
• Payment ကိုနှိပ်ပါ။

• Mode of Payment တွင် Cash Book ကိုရွေးပါ။
• Paid Amount (MMK) တွင် ပေးချေမည့် ငွေပမာဏကို ရိုက်ထည့်ပါ။ မှတ်ချက် = Mode of Payment တွင် Bank ကို ရွေးပါက Cheque No. Cheque Date ကို ထည့်ပေးရန် လိုအပ်ပါသည်။
• Save, Submit ကိုနှိပ်ပါ။

• General Ledger Report တွင် Transaction ကို စစ်ဆေးနိုင်ပါသည်။